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Arbeitszeugnis prüfen lassen: Tipps vom Fachanwalt

Gemäß § 109 Abs. 1 GewO hat der Arbeitnehmer bei Beendigung seines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Allerdings erfolgt die Erteilung des Zeugnisses nicht automatisch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Der Arbeitnehmer muss zunächst seinen Anspruch geltend machen, das heißt seinen Arbeitgeber auffordern, ihm ein Zeugnis zu erteilen. Dabei hat der Arbeitnehmer ein Wahlrecht zwischen einem einfachen Zeugnis (§ 109 Abs. 1 Satz 2 GewO) und einem qualifizierten Zeugnis (§ 109 Abs. 1 Satz 3 GewO).

Das einfache Arbeitszeugnis prüfen lassen

In einem einfachen Zeugnis bestätigt der Arbeitgeber lediglich die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie die einzelnen Tätigkeiten, die der Arbeitnehmer während seines Arbeitsverhältnisses ausgeübt hat. Die Aufzählung der Tätigkeiten erfolgt meistens mit Hilfe von "bullet points" oder Spiegelstrichen. Zwingend ist dies jedoch nicht, der Arbeitgeber darf die Tätigkeiten des Arbeitnehmers auch in ausformulierten Sätzen als Fließtext darstellen.

Arbeitszeugnis prüfen lassen

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Im Unterschied zum qualifizierten Zeugnis enthält das einfache Zeugnis keine Beurteilung der Leistungen und des Verhaltens des Arbeitnehmers. Ein einfaches Zeugnis sollten Sie von Ihrem Arbeitgeber allenfalls dann verlangen, wenn das Arbeitsverhältnis nur wenige Tage oder Wochen bestand, denn bei einer so kurzen Beschäftigungsdauer kann der Arbeitgeber in der Regel keine aussagekräftige Beurteilung Ihrer Leistungen und Ihres Verhaltens vornehmen.

Das qualifizierte Arbeitszeugnis prüfen lassen

In den meisten Fällen ist es sinnvoll, nicht ein einfaches, sondern ein qualifiziertes Zeugnis zu beanspruchen, in dem auch die Leistungen und das Verhalten des Arbeitnehmers beurteilt werden.

Leistungsbeurteilung

Die Leistungsbeurteilung lässt sich nach folgenden Merkmalen differenzieren, wobei die Übergänge oft fließend sind:

  • Fachkenntnisse und ihre Umsetzung bei der täglichen Arbeit
  • Weiterbildung und deren Nutzen
  • Auffassungsgabe, Denkvermögen, Urteilsvermögen, Verhandlungsgeschick
  • Arbeitsbereitschaft (Engagement, Initiative, Einsatzbereitschaft)
  • Arbeitsvermögen (Arbeitsdauer, Belastbarkeit)
  • Arbeitsweise (Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit, Gewissenhaftigkeit)
  • Arbeitsergebnis (Effizienz, Ökonomie, Tempo)

Hat der Arbeitnehmer besondere bzw. herausragende Erfolge vorzuweisen, sind auch diese im Zeugnis zu benennen. Je nach Einzelfall kann es sinnvoll sein, noch weitere Fähigkeiten und Fertigkeiten des Arbeitnehmers zu erwähnen, etwa die interkulturelle Kompetenz und Englischkenntnisse. Bei Vorgesetzten muss zudem die Führungsleistung (Motivation der Mitarbeiter, Abteilungs- und Gruppenleistung, Führungsstil, Durchsetzungsvermögen) beurteilt werden.

Je nach Branche können weitere Aussagen im Rahmen der Leistungsbeurteilung angezeigt sein. So sollte beispielsweise in einem Zeugnis für einen Arzt oder medizinischen Fachangestellten dargestellt werden, inwieweit der Arbeitnehmer zur Patientenzufriedenheit beitrug. Aus einem Zeugnis für eine Reinigungskraft sollte hervorgehen, wie gut der Arbeitnehmer mit Reinigungsgeräten und Reinigungsmaterialien umging.

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Bei einem Vertriebsmitarbeiter sollte darauf eingegangen werden, inwieweit der Arbeitnehmer Erfolge in der Akquisition von Neukunden und im Ausbau von Geschäftsverbindungen erzielte, in welchem Maß er Umsätze steigerte und wie gut er das Unternehmen im Markt positionierte. Bei einem Grafikdesigner sollten Ausführungen zum ästhetischen Empfinden, Kreativität und Stilsicherheit nicht fehlen.

Bei einem Erzieher sollte unter anderem dargestellt werden, ob er ein Gespür für die individuellen Bedürfnisse der Kinder und Eltern hatte und auf welche Weise er die Entwicklung der Kinder förderte. Bei einem Berufskraftfahrer ist die Frage der Unfallfreiheit zu beurteilen.

Bei Arbeitnehmern, die mit Geld umgegangen sind, beispielsweise Kassierer, Verkäufer, Hotelmitarbeiter und Bankmitarbeiter, darf der Hinweis auf die Ehrlichkeit des Arbeitnehmers nicht fehlen. Anderenfalls wird von einem chiffrierkundigen Leser angenommen, dass der Arbeitnehmer nicht ehrlich gewesen ist („beredtes Schweigen“).

Bei anderen Berufen wirkt sich ein Hinweis auf die Ehrlichkeit hingegen negativ aus, weil der Zeugnisaussteller eine Selbstverständlichkeit zum Thema macht und damit gerade einen Verdacht erzeugt.

Am Ende der Leistungsbeurteilung müssen die Einzelbewertungen kurz und prägnant einer Gesamtnote zugeführt werden. Für die Note 1 (sehr gut) hat sich die Formulierung: „Herr Mustermann erledigte die ihm übertragenen Tätigkeiten stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.“ etabliert. Der Note 2 (gut) entspricht die Formulierung: „Herr Mustermann erledigte die ihm übertragenen Tätigkeiten stets zu unserer vollen Zufriedenheit.“.

Verhaltensbeurteilung

Für den künftigen Arbeitgeber zählt nicht allein die Leistung, sondern auch das Verhalten eines Arbeitnehmers. Deswegen ist die Verhaltensbeurteilung ein wesentlicher Punkt in einem qualifizierten Zeugnis. Dabei darf der Arbeitgeber alleine das dienstliche Verhalten des Arbeitnehmers zum Gegenstand der Verhaltensbeurteilung machen.

Außerdienstliches Verhalten muss der Arbeitgeber unberücksichtigt lassen. Das Verhalten ist sowohl gegenüber Internen als auch gegenüber Externen zu beurteilen. Hier geht es vor allem um die Kontakt-, Kooperations-, Anpassungs- und Teamfähigkeit des Arbeitnehmers.

Auch die Verhaltensbeurteilung endet mit einer Gesamtnote.

Der Note 1 (sehr gut) entspricht die Formulierung: „Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitern und Kunden war stets vorbildlich.“

Für die Note 2 (gut) hat sich in der Praxis die Formulierung „Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitern und Kunden war stets einwandfrei.“ durchgesetzt.

Es ist wichtig, dass hier Vorgesetzte an erster Stelle genannt werden, weil anderenfalls dem Zeugnisleser der Eindruck vermittelt wird, dass man mit seinen Vorgesetzten nicht gut zurechtkam. Noch schlimmer ist es, wenn die Vorgesetzten gänzlich unerwähnt bleiben („beredtes Schweigen“). Das kann nämlich bedeuten, dass die Spannungen zu groß waren, um die Vorgesetzten auch nur zu erwähnen.

Abschlussformulierung

Das qualifizierte Zeugnis endet mit einer Abschlussformulierung. Diese beinhaltet den Beendigungsgrund, einen Dank für die Zusammenarbeit, das Bedauern über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses und gute Wünsche für die Zukunft.

Eine sehr gute Abschlussformulierung, die der Note 1 entspricht, kann zum Beispiel bei einer Eigenkündigung des Arbeitnehmers wie folgt lauten:

„Herr Mustermann verlässt uns auf eigenen Wunsch. Wir bedauern sein Ausscheiden sehr. Wir danken Herrn Mustermann für die stets sehr guten Arbeitsleistungen und wünschen ihm für seine berufliche und persönliche Zukunft weiterhin viel Erfolg und alles Gute.“

Eine gute (Note 2) Abschlussformulierung kann beispielsweise wie folgt lauten:

„Herr Mustermann verlässt uns auf eigenen Wunsch. Wir bedauern sein Ausscheiden sehr. Wir danken Herrn Mustermann für die stets guten Arbeitsleistungen und wünschen ihm für seine berufliche und persönliche Zukunft weiterhin viel Erfolg und alles Gute.“

Das Bundesarbeitsgericht vertritt die Auffassung, dass kein Rechtsanspruch darauf besteht, dass der Arbeitgeber das Zeugnis mit Dank, Bedauern und guten Wünschen abschließt. Dem folgen nicht alle Arbeitsgerichte und Landesarbeitsgerichte. So vertritt beispielsweise das Landesarbeitsgericht Mecklenburg-Vorpommern zurecht die Auffassung, dass die entsprechende Formulierung in der Praxis üblich ist. Fehlt sie, so entwertet dies das Zeugnis und verletzt das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers. Wir empfehlen Ihnen daher, darauf zu bestehen, dass Ihr Zeugnis eine Formulierung mit Dank, Bedauern und guten Wünschen enthält.

Zeugnisgrundsätze

Die Rechtsprechung hat inzwischen mehrere Grundsätze für die Zeugniserteilung entwickelt. Die beiden wichtigsten Zeugnisgrundsätze sind der Wahrheitsgrundsatz und der Wohlwollensgrundsatz.

Das Zeugnis muss wahr sein und es muss wohlwollend formuliert sein, um das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers nicht zu behindern. Diese beiden Grundsätze stehen in einem Spannungsverhältnis, was in der Praxis häufig dazu führt, dass der Arbeitgeber die vermeintlichen Schwächen des Arbeitnehmers durch wohlwollend klingende Formulierungen beschreibt, weshalb viele positive Formulierungen einen negativen Inhalt haben.

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Attestiert Ihnen der Arbeitgeber beispielsweise, dass Ihre umfangreiche Bildung Sie zu einem gesuchten Gesprächspartner machte, so bedeutet das, dass Sie gerne private Schwätzchen während der Arbeitszeit führten. Achten Sie in diesem Zusammenhang darauf, dass in Ihrem Zeugnis keine doppelten Verneinungen vorkommen (Negationstechnik), wie etwa:

„Wir waren mit seinen Leistungen nicht unzufrieden.“

Solche Formulierungen werden bewusst eingesetzt, um das Zeugnis abzuwerten.

Auch die Betonung von Selbstverständlichkeiten und Nebensächlichkeiten wirkt sich negativ aus, beispielsweise:

„Herr Mustermann war stets pünktlich und wir konnten uns jederzeit darauf verlassen, dass er zu allen Terminen immer rechtzeitig erschien.“

Das ist kein Lob, sondern eine vernichtende Abwertung des Zeugnisses. Auch passive Formulierungen können zu einer Abwertung des Zeugnisses führen, weil sie distanzierend wirken.

Anstelle von:

„Er wurde wegen seiner herausragenden Leistungen zum Teamleiter befördert.“

sollte beispielsweise positiv formuliert werden:

„Wegen seinen herausragenden Leistungen beförderten wir ihn zum Teamleiter.“.

Sehr wichtig sind des Weiteren Zusätze wie „stets“ / „immer“ / „jederzeit“ / „fortwährend“ und Superlative wie „herausragend“ / „exzellent“ / „vollste“ / „höchste“ / „größte“ / „äußerst“.

Fehlen sie, liegt in aller Regel kein gutes Zeugnis vor. Richten Sie Ihr Augenmerk auch auf etwaige Auslassungen von zwingenden Aussagen („beredtes Schweigen“). Der Arbeitgeber kann nämlich im Arbeitszeugnis auch durch Schweigen reden und das Zeugnis auf diese Weise abwerten.

Formalien

Das Zeugnis ist in deutscher Sprache zu erteilen und vom Aussteller eigenhändig mit Tinte oder Kugelschreiber zu unterschreiben. War die englische Sprache in dem Arbeitsverhältnis prägend und möchte sich der Arbeitnehmer im Ausland bewerben, so kann daraus ein Anspruch auf die Erteilung eines englischsprachigen Zeugnisses erwachsen.

Das Zeugnis ist auf dem üblichen Geschäftspapier des Arbeitgebers auszufertigen. Das Adressfeld muss leer bleiben, weil anderenfalls der Eindruck entstehen kann, das Zeugnis sei dem Arbeitnehmer erst nach einer (gerichtlichen) Auseinandersetzung per Post zugeschickt worden. Das Zeugnis ist auf den letzten Tag des Arbeitsverhältnisses zu datieren, weil auch eine Diskrepanz zwischen dem Ausstellungsdatum und dem Datum der rechtlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf eine (gerichtliche) Auseinandersetzung deuten kann.

Das Zeugnis darf an Zeilenenden Silbentrennungen aufweisen. Sowohl Blocksatz als auch linksbündiger Flattersatz sind zulässig, die Ausrichtung muss aber im gesamten Zeugnis einheitlich sein. Achten Sie des Weiteren darauf, dass das Zeugnis weder Tippfehler noch Rechtschreibfehler enthält. Der Arbeitgeber, der sich nicht einmal die Zeit nimmt, das Zeugnis vor der Ausstellung auf Tipp- und Rechtschreibfehler zu überprüfen, zeigt dem Leser, wie wenig er von dem entsprechenden Arbeitnehmer hält.

Zwischenzeugnis

Der Arbeitnehmer hat in einem bestehenden Arbeitsverhältnis Anspruch auf die Erteilung eines qualifizierten Zwischenzeugnisses, wenn ein berechtigtes Interesse besteht. Das berechtigte Interesse an der Erteilung eines Zwischenzeugnisses kann dem Arbeitnehmer beispielsweise aus einer Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz, aus einem Vorgesetztenwechsel und aus einer bevorstehenden Bewerbung auf eine neue Stelle erwachsen.

Es sind noch viele andere Gründe für die Erteilung eines Zwischenzeugnisses denkbar und in der arbeitsgerichtlichen Praxis werden keine hohen Anforderungen an die Begründung des berechtigten Interesses aufgestellt. Achten Sie insbesondere darauf, dass Ihr Zwischenzeugnis im Präsens formuliert wird und dass die Abschlussformulierung neben dem Grund für die Erteilung des Zwischenzeugnisses auch den Dank für die bisherige Zusammenarbeit und die Freude über die weitere Zusammenarbeit enthält.

Einer sehr guten (Note 1) Abschlussformulierung entspricht beispielsweise die Formulierung:

„Dieses Zwischenzeugnis stellen wir auf Wunsch von Herrn Mustermann anlässlich eines Vorgesetztenwechsels aus. Wir danken Herrn Mustermann für seine bisher geleistete stets sehr gute Arbeit und freuen uns auf eine weitere erfolgreiche Zusammenarbeit.“

Für die Note 2 (gut) kann beispielsweise wie folgt formuliert werden:

„Dieses Zwischenzeugnis stellen wir auf Wunsch von Herrn Mustermann anlässlich eines Vorgesetztenwechsels aus. Wir danken Herrn Mustermann für seine bisher geleistete stets gute Arbeit und freuen uns auf eine weitere erfolgreiche Zusammenarbeit.“

Was kann ich tun, wenn ich mit meinem Arbeitszeugnis nicht zufrieden bin?

Wenn der Arbeitgeber trotz Aufforderung – am besten mit einer kurzen Fristsetzung – überhaupt kein Zeugnis erteilt, sollten Sie einen Fachanwalt für Arbeitsrecht konsultieren. In den meisten Fällen führt bereits ein außergerichtliches Anwaltsschreiben zur Erteilung des angeforderten Zeugnisses. Zudem kann Ihr Anwalt einen Zeugnisentwurf erstellen und ihn dem Arbeitgeber zwecks Zeugniserteilung übermitteln.

Führt auch dies nicht zum Erfolg, muss eine entsprechende Klage beim zuständigen Arbeitsgericht erhoben werden.

Wurde Ihnen ein Zeugnis erteilt, in welchem Ihre Leistungen oder Ihr Verhalten nicht angemessen gewürdigt wurden oder können Sie das Zeugnis aus anderen Gründen so nicht akzeptieren, so sollten Sie sich auch in diesem Fall an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht wenden. Er wird das Zeugnis überprüfen und mit Ihnen besprechen, welche konkreten Änderungen angezeigt erscheinen. Weigert sich der Arbeitgeber trotz eines außergerichtlichen Anwaltsschreibens, das Zeugnis abzuändern, führt auch hier kein Weg daran vorbei, eine Klage beim Arbeitsgericht zu erheben.

Sowohl der Anspruch auf die Erteilung des Zeugnisses als auch der Anspruch auf die Berichtigung des Zeugnisses unterliegen etwaigen arbeitsvertraglichen und tarifvertraglichen Ausschlussfristen und der gesetzlichen Verjährung. Deswegen sollten Sie in Bedarfsfall schnell handeln.

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Das Bundesarbeitsgericht vertritt die Rechtsauffassung, dass ein durchschnittliches Zeugnis lediglich der Note 3 (befriedigend) entspricht. Begehrt der Arbeitnehmer eine Berichtigung auf die Note 1 (sehr gut) oder 2 (gut), so trägt er auch die Darlegungs- und Beweislast für Tatsachen, aus denen sich eine solche Beurteilung ergibt.

Es ist oft relativ schwierig, diesen Beweis zu erbringen. Allerdings zeigt die Praxis, dass der Arbeitgeber in der Regel keinerlei Interesse hat, wegen einer Zeugnisberichtigung ein langwieriges Gerichtsverfahren zu führen, in dem vielleicht auch noch seine Mitarbeiter und Kunden als Zeugen geladen werden. Daher sind die meisten Arbeitgeber trotz der für den Arbeitnehmer oft ungünstigen Darlegungs- und Beweislage bereit, sich spätestens nach Klageerhebung auf einen gerichtlichen Vergleich einzulassen, in dem sie sich zu einer Zeugnisberichtigung verpflichten.

Tipp: Wer ein Zeugnis mit der Gesamtnote 3 (befriedigend) oder ein noch schlechteres Zeugnis erhalten hat und eine Berichtigung auf die Note 2 (gut) erreichen möchte, sollte zunächst aus strategischen Gründen eine Berichtigung auf die Note 1 (sehr gut) begehren. So bleibt genug Spielraum, sich bei anschließenden Verhandlungen von seiner Maximalforderung ein kleines Stück in Richtung des Arbeitgebers zu bewegen, um sich auf ein Zeugnis mit der Note 2 (gut) zu einigen.

Auch im Falle der Kündigungsschutzklage sollte ein etwaiger gerichtlicher Vergleich eine Zeugnisregelung enthalten. Hier empfiehlt es sich, den gesamten Zeugnistext, den Ihr Rechtsanwalt für Sie vorformuliert, zum Gegenstand des Vergleichs zu machen, um spätere Zeugnisstreitigkeiten zu vermeiden.

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